電子薬歴は、電子カルテと同様に「ソフトウェア」として扱われるため、法的に定められた耐用年数は5年とされています。これは、国税庁が定める減価償却資産の取り扱いに基づくものです。ソフトウェアはその使用目的によって耐用年数が異なりますが、電子薬歴は「その他のもの」に分類され、この分類では耐用年数が5年と定められています。
つまり、5年間使用する前提でそのコストを分割して経費処理する必要があるということです。
参照元:国税庁│ソフトウエアの取得価額と耐用年数(https://www.nta.go.jp/taxes/shiraberu/taxanswer/hojin/5461.htm)
この5年という耐用年数は、必ずしもソフトウェア自体の機能的寿命を意味するものではありません。しかし、実務上はこの期間が経過した後に更新や入れ替えが必要になるケースが多く、その際に新たなソフトウェア導入費用、すなわち更新料が発生することになります。
電子薬歴にはさまざまな種類がありますが、その中でもクラウド型の電子薬歴システムを選ぶと、更新料が発生しないケースが多くあります。クラウド型は、インターネットを通じて自動的にシステムのアップデートが行われる仕組みとなっており、利用者が個別に費用を支払って更新する必要がないことが特徴です。これにより、突発的な費用負担を避けつつ、常に最新の状態でシステムを使用できるというメリットがあります。
一方で、オンプレミス型やパッケージ型の電子薬歴を利用している場合、5年程度を目安にソフトウェアの更新や入れ替えが必要になり、その際に更新料が発生する場合があります。電子薬歴の導入や買い替えを検討する際には、導入初期の費用だけでなく、将来的に更新料が発生するかどうか、そしてそれがどの程度の金額になるのかについても、事前に確認しておくことが非常に重要です。
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引用元:MAPs for PHARMACY DX公式HP https://service.emsystems.co.jp/maps_series/for_pharmacy_dx/

引用元:CARADA 電子薬歴 ソラミチHP https://site.solamichi.com/

引用元:Musubi公式HP https://musubi.kakehashi.life/